Política de Tratamiento de datos

Política de Tratamiento de datos

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y LTDA

NIT: 800.121.373-3

 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 2022

 TABLA DE CONTENIDO

CONSIDERANDO

  1. DEFINICIONES

II.OBJETO

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

  1. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE NORMA.
  2. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. CONSENTIMIENTO INFORMADO O PRINCIPIO DE LIBERTAD.

5.2. LEGALIDAD.

5.3. FINALIDAD DEL DATO.

5.4. CALIDAD O VERACIDAD DEL DATO

5.5. TRANSPARENCIA

5.6. PERTINENCIA DEL DATO.

5.7. ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA.

5.8. TEMPORALIDAD DEL DATO.

5.9. SEGURIDAD DEL DATO

5.10. CONFIDENCIALIDAD

5.11. DEBER DE INFORMACIÓN.

5.12. PROTECCIÓN ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

6.1. DERECHO DE ACCESO.

6.2. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN

6.3. DERECHO DE RECTIFICACIÓN.

6.4. DERECHO DE CANCELACIÓN

 

6.5. DERECHO A LA REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO

6.6. DERECHO DE OPOSICIÓN

6.7. DERECHO A PRESENTAR QUEJAS Y RECLAMOS O A EJERCER ACCIONES.

6.8. DERECHO A OTORGAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

VII. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS

7.1. DEBERES PARA LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.

7.2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS       PERSONALES

7.3. DEBERES COMUNES DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL          TRATAMIENTO

VIII. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.

  1. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES
  2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

10.1. DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL         RECURSO HUMANO

10.1.1. Tratamiento de Datos antes de la relación laboral

10.1.2. Tratamiento de Datos durante la relación laboral

10.1.3 Tratamiento de Datos después de terminada la relación laboral

10.2 Tratamiento de datos personales de accionistas

10.3 Tratamiento de datos personales de proveedores.

10.4. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general

10.5. Tratamiento de datos personales con beneficiarios

  1. PROHIBICIONES

XII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

XIII. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD

14.1 Control de acceso

14.2 Videovigilancia

14.3 Política de seguridad de la información

  1. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.

XVI. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

XVII. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA

XVIII. VIGENCIA

PRESENTACIÓN

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 por la cual se regulan las disposiciones generales de la protección de datos personales, y se establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información. Atendiendo a los preceptos legales se expide la siguiente norma que desarrolla la política de seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la sociedad CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, previos los siguientes:

CONSIDERANDO

  1. Que CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA viene trabajando en el proceso de Seguridad de la Información bajo el marco de la norma ISO 9000/90001, el cual supone el sometimiento de la Organización al cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de protección de datos de carácter personal.
  2. Que de conformidad con la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, se otorga a las empresas un plazo de seis (6) meses a partir de la sanción de la ley, para adecuarse a estas disposiciones.
  3. Que en cumplimiento de la obligación que tiene CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA de mejorar su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información dando aplicación a un esquema de Planear- Hacer – Verificar – Actuar, se requiere expedir una norma que establezca las reglas y lineamentos conforme a los cuales se dará tratamiento de datos de carácter personal que estén bajo custodia de la sociedad.
  4. Que corresponde tanto a las directivas de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA así como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de forma particular y especifica imparta la sociedad respecto de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma, dando cumplimiento y salvaguardando los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012, Ley 1273 de 2009, y demás disposiciones legales aplicables.

 

 

  1. Que las normas legales relacionadas con los datos personales establecen responsabilidades y sanciones de carácter económico, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la cooperación entre CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA y los destinatarios de esta norma, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de datos personales, evitando así perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.
  2. Que la regulación de las políticas de seguridad de la información, en particular respecto de las relaciones laborales y prestación de servicios, debe incluir la protección de los datos de carácter personal relacionados con el recurso humano, respetando el mínimo de derechos y garantías de los empleados y prestadores de servicios, so pena de que las estipulaciones no produzcan ningún efecto.
  3. Que conforme a la legislación laboral surge para el empleador el deber de proteger a los empleados, y para estos surge el deber de acatamiento y lealtad para con CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal.
  4. Que esta norma complementa y no contraviene las obligaciones del trabajador y de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA contenidas en la legislación laboral.
  5. Que es deber de los trabajadores para con CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA prestar toda su colaboración en caso de siniestro o riesgo inminente que afecte o amenacen los activos de información, especialmente los relacionados con la información de carácter personal que se encuentra en conocimiento y custodia CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, de manera que se preste la debida cooperación que CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, requiera para investigar, analizar y capturar evidencia de incidentes de seguridad que comprometan ésta información, tengan o no vocación judicial, acatando para ello las instrucciones contenidas en el protocolo de cadena de custodia de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA.

Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de datos personales en CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta norma.

 

  1. DEFINICIONES

Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA.

Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

Datos personales sensibles. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley.

Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.

Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.

Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.

Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.

Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.

Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.

 

 

Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.

Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente:

         “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

  1. OBJETO

Adoptar, establecer y dar aplicación a las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta norma dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la

 

garantía del derecho a la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Las reglas y lineamientos adoptados en esta norma por CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma.

  1. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE NORMA.

La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

4.1. Gerente Convivamos Abisambra y Cía. Ltda.

4.2. Oficial de Cumplimiento

4.3. Subgerente Administrativo

4.4. Director de Recursos Humanos

4.5. Contadora de Empresas

4.6. Jefe Departamento de Cartera

4.7. Personal interno de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., del nivel administrativo, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

4.8. Contratistas, personas naturales o jurídicas que presten sus    servicios a CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.

4.9. Los Accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario con la sociedad.

5.0. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.

5.1. Las demás personas que establezca la ley.

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de datos de carácter personal en CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA,. estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y  en la jurisprudencia de las Altas Cortes que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

5.1. Consentimiento informado o principio de Libertad.

El tratamiento de datos personales al interior de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

5.2. Legalidad.

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta. Adicionalmente se encontrarán sujetas a las disposiciones legales nacionales e internacionales que complementen la presente norma.

 

 

5.3. Finalidad del Dato.

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, es decir, su divulgación debe realizarse con fines meramente legales, conforme a lo contemplado en la Constitución y la ley. Por tal motivo, debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

 

5.4. Calidad o veracidad del dato.

Los datos de carácter personal recolectados por CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

Por ende, se dispondrá de la totalidad de los datos personales que se encuentren registrados en la base de datos de la sociedad, siendo responsabilidad del titular de los mismos, que estos se encuentren completos y exactos.

5.5. Transparencia.

En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

5.6. Pertinencia del dato.

En la recolección de los datos personales por parte de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., se destinará la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos hacia las siguientes áreas:

Proceso de Selección de Personal

Proceso de vinculación de Proveedores

Proceso de vinculación de socios o accionistas

Manejo y administración de clientes

Manejo de nomina

Almacenamiento de la información en la página web de Convivamos

Alimentación en la plataforma de bases de datos (programación, listas de personal etc.)

Sistema de Prevención Contra el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo SIPLAFT

Sistema de Georreferenciación de personal

Base de datos de visitantes

Gestión de cartera

Por tanto, los datos recolectados deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad, teniendo en cuenta el cargo que desempeñara el trabajador.

Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

5.7. Acceso y Circulación Restringida.

Los datos personales que recolecte o trate CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., serán usados por esta sociedad solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.

Salvo que, mediante disposición judicial o administrativa, se requiera por parte de dicha autoridad comunicar datos personales que excedan la autorización expresa dada por el trabajador.

Los datos personales bajo custodia de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., No podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Para tal efecto CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., maneja una política de seguridad en la web.

5.8. Temporalidad del dato.

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.

Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

En su defecto, si el dato personal no requiere de conservación en libros de comercio o correspondencia de la sociedad, se procederá a su archivo y custodia por el tiempo prudencial de 10 años

5.9. Seguridad del Dato.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

5.10. Confidencialidad.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

 

 

5.11. Deber de Información.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la sociedad, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos.

Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

5.12. Protección especial de datos sensibles.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento.

La información personal de carácter sensible que se pueda llegar a obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley, que configuren una disposición diferente respecto de los mismos, siendo que esta vaya más allá de la autorización dada.

 

6.1. Derecho de Acceso.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

6.2. Derecho de Actualización.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación. Siendo esta una labor y deber de necesario cumplimiento con el fin de que el registro que consta en la base de datos sea veraz respondiendo a la realidad de cada uno de los titulares.

6.3. Derecho de Rectificación.

Este Derecho comprende la facultad y deber del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

6.4. Derecho de Cancelación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

6.5. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

6.6. Derecho de Oposición.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por

 

 

disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular que le asista.

El Representante Legal, Representante Legal Suplente y el área de Gestión Humana de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la pre eminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.

6.7. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

6.8. Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

6.8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

6.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

6.8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.

6.8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

6.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

 

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

VII. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

7.1. Deberes para los Responsables del Tratamiento.

Cuando CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.
  3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA. a través de la autorización de sus empleados, clientes, proveedores y relacionados gestiona las respectivas autorizaciones para el manejo de datos personales custodiando las bases de datos a través de las siguientes áreas funcionales:

  • Bases de datos de proveedores
  • Base de datos plataforma Compliance sistema SIPLAFT.
  • Base de datos de nomina
  • Base de datos de personal
  • Base de datos de cartera
  1. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  3. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  4. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado Tratamiento.
  5. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  6. i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  7. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.
  8. k) Se dispone de unas políticas, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de peticiones, quejas, reclamos y Sugerencias PQRS en el cual se contemplan las directrices y procedimientos para el manejo, custodia, almacenamiento responsable del tratamiento de datos.
  9. Dar cumplimiento al protocolo de quejas y reclamos y a las políticas y procedimientos sobre el particular.
  10. Implementar medidas apropiadas y efectivas para que la información de los titulares permanezca bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta o uso no autorizado.
  11. n) Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. o) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. p) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  14. q) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.2. Deberes de los Encargados del tratamiento de datos personales.

Cuando CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA. o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas
  2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  4. d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley. Esta función estará en cabeza del área de Gestión Humana
  6. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. g) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
  8. h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se les presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
  12. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.

Además de los deberes antes descritos en cabeza de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

  1. a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA.
  2. b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.
  3. c) Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen datos personales.
  4. d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de la misma.
  5. e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
  6. f) Aplicar esta norma sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.
  7. g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
  8. h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
  9. i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
  10. j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

VIII. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., adopta el siguiente procedimiento:

8.1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los      términos indicados.

8.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA. Para el ejercicio del Habeas Data, CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

8.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

8.3.1. Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

8.3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización,   rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada   caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.

8.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

8.3.4. Documentos que soportan la solicitud.

8.3.5. Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada.

Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., indicará que se trata de un reclamo en trámite.

En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”. CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días. CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste, de respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado.

Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho. CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.

Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.

  1. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES

9.1. CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA., realiza el registro de sus Bases de Datos ante la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO- SIC, en cumplimiento a lo consagrado por el  Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, mediante el cual reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012, modificado por el  Decreto 090 del 18 de enero de 2018.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

10.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano

10.1.1. Tratamiento de Datos antes de la relación laboral

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA informara, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA cuando contrate procesos de selección de personal con terceros, regulará en los contratos el Tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la informaci6n personal obtenida del respectivo proceso.

Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, serán almacenados en la carpeta personal y en forma digital en la Plataforma SIGS aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad apropiadas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA y la informaci6n personal obtenida del proceso de selecci6n se limita a la participaci6n en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

10.1.2 Tratamiento de Datos durante la relación laboral

EI Tratamiento que CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA da a los Datos Personales, tiene la finalidad de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual laboral, incluyendo pero sin limitarse a la gestión del personal que involucra entre otros el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, bonificaciones, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la Ley, por autoridad judicial o por el empleado); realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral; la asignación de los elementos de trabajo como son vestuario equipo y accesorios,  los equipos de comunicación y computo, puesto de trabajo, credenciales de acceso a la red corporativa, correo electrónico «si requiere para sus funciones» y demás que requiera por las particularidades del cargo; la contratación de seguros; programas de capacitacion y desarrollo de personal; garantizar la seguridad y salud de los colaboradores; asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales; garantizar el derecho de libertad de asociación: contactar a sus familiares cuando se requiera; la emisión de certificaciones laborales, identificación por seguridad e imagen; para auditorías internas o externas. Igualmente, cualquier otra finalidad que sea compatible y pueda considerarse análoga a las señaladas.

El uso de la información de los colaboradores para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA.

10.1.3 Tratamiento de Datos después de terminada la relación laboral.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en el archivo del Departamento de Recursos Humanos y en la Plataforma de Información SIGS, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad adecuadas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.

Los Datos Personales de ex – colaboradores y/o pensionados, tendrán como finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo, pero sin limitarse a la emisión de certificaciones laborales; reconocimiento de pensiones y/o sustituciones pensionales, emisión de certificados para liquidación de bonos pensionales, certificaciones para cobros y pagos de cuotas partes pensionales, cálculos actuariales, reconocimiento de beneficios y para auditorías internas o externas.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA tiene prohibido ceder esta información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los Datos Personales por sus Titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.

10.2 Tratamiento de datos personales de accionistas

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, informara a los accionistas las normas y procedimientos en el Tratamiento de datos personales con base a lo consagrado en este Manual de Políticas.

 

 

 

10.3. Tratamiento de datos personales de proveedores.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA.  informará a los proveedores las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre en cumplimiento de la relación contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA podrá recolectar de sus proveedores los Datos Personales de los empleados de este, los cuales serán requeridos con la finalidad de verificar la idoneidad moral, competencia de los empleados y por motivos de seguridad, atendiendo las características de los bienes o servicios que se contraten con el proveedor.

Cuando CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA entregue Datos de sus colaboradores a sus proveedores, estos deberán proteger los Datos Personales suministrados, conforme a lo dispuesto en este Manual. Para tal efecto se entregará el Contrato de Transmisión de Datos Personales.

Las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los proveedores a CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA son:

Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación.

Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

Consultas en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores.

Envio de información de interés y de invitaciones a eventos programados por CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA.

En caso de que CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio.

En caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quien actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos.

Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA

Entrega de los Datos Personales a terceros a quienes se les encargue el Tratamiento de los mismos, los cuales no podrán usar la información para finalidades diferentes a las autorizadas

10.4. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general

La recolección de Datos de personas naturales que CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social o de cualquiera otra actividad, se sujetara a lo dispuesto en este Manual.

Para el efecto, previamente CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA informará y pondrá o no obtener la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades. Lo anterior sustentado en el entendimiento de que las entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales no requieren autorización. Según lo establecido en el Artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y que dice. «Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Informaci6n requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial»

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA que desarrollen los procesos en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.

Si bien no es para CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA el requerir autorización para obtención y tratamiento de datos personales, esta prerrogativa no se exime a las diversas áreas de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA de la obligación del cumplimiento de la ley, por lo que cada una de las dependencias se encuentra obligada a tomar las medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales de acuerdo con el tipo recolectado y esta información no podrá ser usada para una finalidad diferente a la originalmente estipulada, so pena de la aplicación de sanciones

10.5. Tratamiento de datos personales con beneficiarios

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA informará a sus beneficiarios de sus diversos programas dirigidos hacia los diferentes grupos de interés, de las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre en cumplimiento de la relación que se derive de estos programas y será responsabilidad de cada una de los diferentes departamentos y direcciones determinar si es pertinente o no, solicitar la correspondiente autorizaci6n para la aplicación del Tratamiento a dicha información.

Las finalidades de la entrega de los Datos Personales suministrados por los beneficiarios, son en general para facilitarles el disfrutar de los servicios, los beneficios y prerrogativas de los diversos programas que CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA tiene y en particular para:

Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la informaci6n suministrada por los beneficiarios para su fácil identificaci6n.

Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los

beneficiarios.

  1. PROHIBICIONES

La Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Esta prohibición NO REGIRÁ cuando se trate de: Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

La Política de Tratamiento de datos personales de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, prohíbe el uso o transferencia de datos para fines diferentes a la administración del recurso humano de la Compañía.

Se prohíbe el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

 

XII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Estará prohibida la transferencia de datos personales de cualquier tipo incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de 2008 a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. La prohibición no será aplicable cuando los datos se traten de:

  1. a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  2. b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
  3. c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
  4. d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  5. e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
  6. f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

La Superintendencia de Industria y Comercio será la competente para pronunciarse en los casos no contemplados como excepción a la transferencia internacional de datos, esto a través de la Declaración de Conformidad.

XIII. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

Las Bases de Datos de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio del objeto social.

XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD

14.1 Control de acceso

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida cuentan con controles de acceso que sólo permiten el ingreso a los colaboradores autorizados, garantizando la trazabilidad sobre los ingresos y salidas que se realizan en dichos espacios.

14.2 Videovigilancia

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, cuenta en sus instalaciones con cámaras de video vigilancia, en todos los casos se informará a los Titulares de datos personales que se encuentran en una zona de video vigilancia y se obtendrá su autorización para el Tratamiento de los mismos; ante cambios de la finalidad del tratamiento de la información, aquí establecida, se obtendrá una nueva autorización por parte del

Titular. Cuando se realice grabación de audio se adelantará el mismo procedimiento.

El proceso de video vigilancia se adelantará a través de la empresa de Vigilancia que conforme a proceso de selección respectivo sea contratada por CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA.

Señales o avisos distintivos

En las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso, se cuenta con un aviso visible,

legible y que contiene:

  • Información del responsable del tratamiento y sus datos de contacto
  • Indicar tratamiento que se dará a los datos y finalidad
  • Señalar los derechos de los titulares de los datos
  • Señalar dónde se encuentra la Política de tratamiento de Información

Se busca con esta política proteger la información estratégica de la empresa y normar sus niveles de acceso y confidencialidad.

14.3 Política de seguridad de la información

Exposición de la política

  1. El tratamiento de la información y documentación estratégica y confidencial deben contar con todos los aspectos de seguridad, para que el manejo de la misma se realice de forma segura, con el fin de que nuestros competidores y otras personas ajenas no tengan acceso a nuestras actividades de negocios.
  2. Los dueños de la información nominados por autoridad competente deben ser empleados que estén completamente familiarizados con el segmento de información que les corresponde, así como con todos los procesos que interactúan con esta información.
  3. Los dueños de la información serán los responsables de verificar que existan procedimientos y procesos de Seguridad para asegurar el manejo y la integridad de la información que reside en medios magnéticos o en documentos.
  4. El uso de los recursos lógicos de CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, deben ser destinados exclusivamente para fines empresariales.
  5. Toda información crítica que viaje a través de un ambiente público, debe ser previamente encriptada.
  6. Los permisos de acceso a todos los sistemas de la empresa sean estos de las plataformas informáticas, de telecomunicaciones, financieras, antifraude, y cualquier otra plataforma que existiere, tendrán un tiempo de expiración de máximo 1 año.
  7. Todos los administradores de plataformas de datos electrónicos, así como los operadores de cuentas y recursos deben regirse a los estándares de instalación, Gerencia y operación segura de equipos.
  8. Se debe aplicar estándares y buenas prácticas sobre manejo de un modelo seguro de datos.
  9. Toda alta o baja del archivo maestro de personal debe ser oportuna y adecuadamente informado para una correcta Gerencia de claves de acceso.
  10. La entrega y/o acceso a la información de la empresa, así como el acceso a su infraestructura tecnológica por parte de terceros, se realizará con base en la suscripción de convenios de confidencialidad o a la existencia de este tipo de cláusulas en los contratos u órdenes de trabajo respectivos.
  11. Todos los empleados que manejen información sensible de la empresa, deberán firmar un acuerdo de confidencialidad.
  12. Todos los contratos para los nuevos empleados deben incluir una cláusula de confidencialidad.
  13. Respecto al manejo de documentos, la empresa dispone que toda la información deberá estar clasificada por niveles de seguridad acorde al contenido siguiendo la codificación establecida por la empresa mediante el Sistema de Gestión.
  14. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

El incumplimiento a las disposiciones establecidas en la presente Política de Tratamiento de datos y a los procedimientos referenciados acarreara las correspondientes sanciones de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo sin perjuicio de la acción penal a que haya lugar.

XVI. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Por regla general, cualquier tratamiento de datos personales debe estar precedido por la autorización del titular para tratar sus datos, salvo que exista una excepción legal que releve este requisito.  Estas excepciones están reguladas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, y dentro de ellas se destaca el literal a) del, que establece que la autorización no será necesaria para la “Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;”. Por lo tanto, cuando una persona requiera de información privada para incorporarla en un proceso judicial o administrativo, deberá pedirle al Juez o la Autoridad administrativa competente que ordene el decreto de esta prueba. La orden de esta Autoridad será de obligatorio cumplimiento, hará que la autorización del titular de la información no sea necesaria, y permitirá que esta información sea incluida en el proceso correspondiente.

XVII. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA

Según el artículo 2° de la Ley de Hábeas Data (Ley 1581 del 2012), esta solo se aplica al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o en caso de que el responsable establecido en el exterior se rija por la legislación interna, en virtud de tratados internacionales.

La información registrada en redes sociales no encaja en el ámbito de aplicación de esa normativa, pues su recolección, uso, circulación, almacenamiento o supresión no se realiza en el territorio nacional, teniendo en cuenta que ellas no tienen domicilio en Colombia.

XVIII. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación, con vigencia indefinida, se divulgará a través de pagina web www.convivamosltda.com y Plataforma de Información SIGS.

CONVIVAMOS ABISAMBRA Y CIA LTDA, revisará la política de tratamiento de datos personales una vez al año o en el momento que existan modificaciones de Ley. Para lo anterior garantiza que los canales de comunicación se encuentran debidamente actualizados.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de correo electrónico, WhatsApp y medios disponibles.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA

NIT: 830.083.766-1

 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 2022

 

TABLA DE CONTENIDO

CONSIDERANDO

  1. DEFINICIONES

II.OBJETO

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

  1. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE NORMA.
  2. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. CONSENTIMIENTO INFORMADO O PRINCIPIO DE LIBERTAD.

5.2. LEGALIDAD.

5.3. FINALIDAD DEL DATO.

5.4. CALIDAD O VERACIDAD DEL DATO

5.5. TRANSPARENCIA

5.6. PERTINENCIA DEL DATO.

5.7. ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA.

5.8. TEMPORALIDAD DEL DATO.

5.9. SEGURIDAD DEL DATO

5.10. CONFIDENCIALIDAD

5.11. DEBER DE INFORMACIÓN.

5.12. PROTECCIÓN ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

6.1. DERECHO DE ACCESO.

6.2. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN

6.3. DERECHO DE RECTIFICACIÓN.

6.4. DERECHO DE CANCELACIÓN

 

6.5. DERECHO A LA REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO

6.6. DERECHO DE OPOSICIÓN

6.7. DERECHO A PRESENTAR QUEJAS Y RECLAMOS O A EJERCER ACCIONES.

6.8. DERECHO A OTORGAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

VII. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS

7.1. DEBERES PARA LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.

7.2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS       PERSONALES

7.3. DEBERES COMUNES DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL          TRATAMIENTO

VIII. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.

  1. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES
  2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

10.1. DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL         RECURSO HUMANO

10.1.1. Tratamiento de Datos antes de la relación laboral

10.1.2. Tratamiento de Datos durante la relación laboral

10.1.3 Tratamiento de Datos después de terminada la relación laboral

10.2 Tratamiento de datos personales de accionistas

10.3 Tratamiento de datos personales de proveedores.

10.4. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general

10.5. Tratamiento de datos personales con beneficiarios

  1. PROHIBICIONES

XII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

XIII. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD

14.1 Control de acceso

14.2 Videovigilancia

14.3 Política de seguridad de la información

  1. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.

XVI. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

XVII. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA

XVIII. VIGENCIA

PRESENTACIÓN

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 por la cual se regulan las disposiciones generales de la protección de datos personales, y se establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información. Atendiendo a los preceptos legales se expide la siguiente norma que desarrolla la política de seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la sociedad CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, previos los siguientes:

CONSIDERANDO

  1. Que CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA viene trabajando en el proceso de Seguridad de la Información bajo el marco de la norma ISO 9000/90001, el cual supone el sometimiento de la Organización al cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de protección de datos de carácter personal.
  2. Que de conformidad con la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, se otorga a las empresas un plazo de seis (6) meses a partir de la sanción de la ley, para adecuarse a estas disposiciones.
  3. Que en cumplimiento de la obligación que tiene CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA de mejorar su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información dando aplicación a un esquema de Planear- Hacer – Verificar – Actuar, se requiere expedir una norma que establezca las reglas y lineamentos conforme a los cuales se dará tratamiento de datos de carácter personal que estén bajo custodia de la sociedad.
  4. Que corresponde tanto a las directivas de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA así como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de forma particular y especifica imparta la sociedad respecto de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma, dando cumplimiento y salvaguardando los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012, Ley 1273 de 2009, y demás disposiciones legales aplicables.
  5. Que las normas legales relacionadas con los datos personales establecen responsabilidades y sanciones de carácter económico, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la cooperación entre CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA y los destinatarios de esta norma, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de datos personales, evitando así perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.
  6. Que la regulación de las políticas de seguridad de la información, en particular respecto de las relaciones laborales y prestación de servicios, debe incluir la protección de los datos de carácter personal relacionados con el recurso humano, respetando el mínimo de derechos y garantías de los empleados y prestadores de servicios, so pena de que las estipulaciones no produzcan ningún efecto.
  7. Que conforme a la legislación laboral surge para el empleador el deber de proteger a los empleados, y para estos surge el deber de acatamiento y lealtad para con CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal.
  8. Que esta norma complementa y no contraviene las obligaciones del trabajador y de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA contenidas en la legislación laboral.
  9. Que es deber de los trabajadores para con CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA prestar toda su colaboración en caso de siniestro o riesgo inminente que afecte o amenacen los activos de información, especialmente los relacionados con la información de carácter personal que se encuentra en conocimiento y custodia de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, de manera que se preste la debida cooperación que CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, requiera para investigar, analizar y capturar evidencia de incidentes de seguridad que comprometan ésta información, tengan o no vocación judicial, acatando para ello las instrucciones contenidas en el protocolo de cadena de custodia de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.

Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de datos personales en CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta norma.

 

  1. DEFINICIONES

Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.

Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

Datos personales sensibles. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley.

Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.

Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.

Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.

Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.

Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.

Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.

 

Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.

Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente:

         “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

 

  1. OBJETO

Adoptar, establecer y dar aplicación a las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta norma dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía del derecho a la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Las reglas y lineamientos adoptados en esta norma por CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma.

  1. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE NORMA.

La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

4.1. Gerente Convivamos Abisambra y Cía. Ltda.

4.2. Oficial de Cumplimiento

4.3. Director de Administración de Propiedad Horizontal

4.4. Director de Recursos Humanos

4.5. Contadora de Empresas

4.6. Auditor Interno

4.7. Personal interno de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., del nivel administrativo, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

4.8. Contratistas, personas naturales o jurídicas que presten sus    servicios a CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.

4.9. Los Accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario con la sociedad.

5.0. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.

5.1. Las demás personas que establezca la ley.

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de datos de carácter personal en CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA. estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y  en la jurisprudencia de las Altas Cortes que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

5.1. Consentimiento informado o principio de Libertad.

El tratamiento de datos personales al interior de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

5.2. Legalidad.

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta. Adicionalmente se encontrarán sujetas a las disposiciones legales nacionales e internacionales que complementen la presente norma.

5.3. Finalidad del Dato.

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, es decir, su divulgación debe realizarse con fines meramente legales, conforme a lo contemplado en la Constitución y la ley. Por tal motivo, debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

 

5.4. Calidad o veracidad del dato.

Los datos de carácter personal recolectados por CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

Por ende, se dispondrá de la totalidad de los datos personales que se encuentren registrados en la base de datos de la sociedad, siendo responsabilidad del titular de los mismos, que estos se encuentren completos y exactos.

5.5. Transparencia.

En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

5.6. Pertinencia del dato.

En la recolección de los datos personales por parte de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., se destinará la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos hacia las siguientes áreas:

Proceso de Selección de Personal

Proceso de vinculación de Proveedores

Proceso de vinculación de socios o accionistas

Manejo y administración de clientes

Manejo de nomina

Almacenamiento de la información en la página web de Convivamos

Alimentación en la plataforma de bases de datos (programación, listas de personal etc.)

Sistema de Prevención Contra el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo SIPLAFT

Sistema de Georreferenciación de personal

Base de datos de visitantes

Gestión de cartera

Por tanto, los datos recolectados deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad, teniendo en cuenta el cargo que desempeñara el trabajador.

Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

5.7. Acceso y Circulación Restringida.

Los datos personales que recolecte o trate CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., serán usados por esta sociedad solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.

Salvo que, mediante disposición judicial o administrativa, se requiera por parte de dicha autoridad comunicar datos personales que excedan la autorización expresa dada por el trabajador.

Los datos personales bajo custodia de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., No podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Para tal efecto Convivamos Seguridad Privada Ltda., maneja una política de seguridad en la web.

5.8. Temporalidad del dato.

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.

Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

En su defecto, si el dato personal no requiere de conservación en libros de comercio o correspondencia de la sociedad, se procederá a su archivo y custodia por el tiempo prudencial de 10 años

5.9. Seguridad del Dato.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

5.10. Confidencialidad.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

 

 

5.11. Deber de Información.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la sociedad, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos.

Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

5.12. Protección especial de datos sensibles.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento.

La información personal de carácter sensible que se pueda llegar a obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley, que configuren una disposición diferente respecto de los mismos, siendo que esta vaya más allá de la autorización dada.

 

6.1. Derecho de Acceso.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

6.2. Derecho de Actualización.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación. Siendo esta una labor y deber de necesario cumplimiento con el fin de que el registro que consta en la base de datos sea veraz respondiendo a la realidad de cada uno de los titulares.

6.3. Derecho de Rectificación.

Este Derecho comprende la facultad y deber del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

6.4. Derecho de Cancelación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

6.5. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

6.6. Derecho de Oposición.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por

 

 

disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular que le asista.

El Representante Legal, Representante Legal Suplente y el área de Gestión Humana de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la pre eminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.

6.7. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

6.8. Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

6.8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

6.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

6.8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.

6.8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

6.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

 

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

VII. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

7.1. Deberes para los Responsables del Tratamiento.

Cuando CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.
  3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Convivamos Seguridad Privada Ltda. a través de la autorización de sus empleados, clientes, proveedores y relacionados gestiona las respectivas autorizaciones para el manejo de datos personales custodiando las bases de datos a través de las siguientes áreas funcionales:

  • Bases de datos de proveedores
  • Base de datos plataforma Compliance sistema SIPLAFT.
  • Base de datos de nomina
  • Base de datos de personal
  • Base de datos de cartera
  1. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  3. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  4. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado Tratamiento.
  5. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  6. i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  7. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.
  8. k) Se dispone de unas políticas, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de peticiones, quejas, reclamos y Sugerencias PQRS en el cual se contemplan las directrices y procedimientos para el manejo, custodia, almacenamiento responsable del tratamiento de datos.
  9. Dar cumplimiento al protocolo de quejas y reclamos y a las políticas y procedimientos sobre el particular.
  10. Implementar medidas apropiadas y efectivas para que la información de los titulares permanezca bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta o uso no autorizado.
  11. n) Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. o) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. p) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  14. q) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.2. Deberes de los Encargados del tratamiento de datos personales.

Cuando CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA. o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas
  2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  4. d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley. Esta función estará en cabeza del área de Gestión Humana
  6. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. g) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
  8. h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se les presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
  12. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.

Además de los deberes antes descritos en cabeza de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

  1. a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.
  2. b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.
  3. c) Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen datos personales.
  4. d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de la misma.
  5. e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
  6. f) Aplicar esta norma sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.
  7. g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
  8. h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
  9. i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
  10. j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

VIII. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., adopta el siguiente procedimiento:

8.1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los       términos indicados.

8.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA. Para el ejercicio del Habeas Data, CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA. Podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

8.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

8.3.1. Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

8.3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización,   rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada   caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA. proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.

8.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

8.3.4. Documentos que soportan la solicitud.

8.3.5. Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada.

Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., indicará que se trata de un reclamo en trámite.

En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”. CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste, de respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado.

Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho. CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.

Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.

  1. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES

9.1. CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., realiza el registro de sus Bases de Datos ante la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO- SIC, en cumplimiento a lo consagrado por el  Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, mediante el cual reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012, modificado por el  Decreto 090 del 18 de enero de 2018.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

10.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano

10.1.1. Tratamiento de Datos antes de la relación laboral

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA informara, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA cuando contrate procesos de selección de personal con terceros, regulará en los contratos el Tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la informaci6n personal obtenida del respectivo proceso.

Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, serán almacenados en la carpeta personal y en forma digital en la Plataforma SIGS aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad apropiadas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA y la informaci6n personal obtenida del proceso de selecci6n se limita a la participaci6n en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

10.1.2 Tratamiento de Datos durante la relación laboral

EI Tratamiento que CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA da a los Datos Personales, tiene la finalidad de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual laboral, incluyendo pero sin limitarse a la gestión del personal que involucra entre otros el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, bonificaciones, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la Ley, por autoridad judicial o por el empleado); realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral; la asignación de los elementos de trabajo como son vestuario equipo y accesorios,  los equipos de comunicación y computo, puesto de trabajo, credenciales de acceso a la red corporativa, correo electrónico «si requiere para sus funciones» y demás que requiera por las particularidades del cargo; la contratación de seguros; programas de capacitacion y desarrollo de personal; garantizar la seguridad y salud de los colaboradores; asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales; garantizar el derecho de libertad de asociación: contactar a sus familiares cuando se requiera; la emisión de certificaciones laborales, identificación por seguridad e imagen; para auditorías internas o externas. Igualmente, cualquier otra finalidad que sea compatible y pueda considerarse análoga a las señaladas.

El uso de la información de los colaboradores para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.

10.1.3 Tratamiento de Datos después de terminada la relación laboral.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en el archivo del Departamento de Recursos Humanos y en la Plataforma de Información SIGS, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad adecuadas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.

Los Datos Personales de ex – colaboradores y/o pensionados, tendrán como finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo, pero sin limitarse a la emisión de certificaciones laborales; reconocimiento de pensiones y/o sustituciones pensionales, emisión de certificados para liquidación de bonos pensionales, certificaciones para cobros y pagos de cuotas partes pensionales, cálculos actuariales, reconocimiento de beneficios y para auditorías internas o externas.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA., tiene prohibido ceder esta información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los Datos Personales por sus Titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.

10.2 Tratamiento de datos personales de accionistas

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, informara a los accionistas las normas y procedimientos en el Tratamiento de datos personales con base a lo consagrado en este Manual de Políticas.

 

 

 

 

 

10.3. Tratamiento de datos personales de proveedores.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.  informará a los proveedores las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre en cumplimiento de la relación contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA podrá recolectar de sus proveedores los Datos Personales de los empleados de este, los cuales serán requeridos con la finalidad de verificar la idoneidad moral, competencia de los empleados y por motivos de seguridad, atendiendo las características de los bienes o servicios que se contraten con el proveedor.

Cuando CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA entregue Datos de sus colaboradores a sus proveedores, estos deberán proteger los Datos Personales suministrados, conforme a lo dispuesto en este Manual. Para tal efecto se entregará el Contrato de Transmisión de Datos Personales.

Las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los proveedores a CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA son:

Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación.

Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

Consultas en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores.

 

Envio de información de interés y de invitaciones a eventos programados por CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.

En caso de que CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio.

En caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quien actuará como Encargado del Tratamiento de los mismos.

Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.

Entrega de los Datos Personales a terceros a quienes se les encargue el Tratamiento de los mismos, los cuales no podrán usar la información para finalidades diferentes a las autorizadas

 

10.4. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general

La recolección de Datos de personas naturales que CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA  trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social o de cualquiera otra actividad, se sujetara a lo dispuesto en este Manual.

Para el efecto, previamente CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA informará y pondrá o no obtener la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades. Lo anterior sustentado en el entendimiento de que las entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales no requieren autorización. Según lo establecido en el Artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y que dice. «Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Informaci6n requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial»

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA que desarrollen los procesos en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.

Si bien no es para CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA el requerir autorización para obtención y tratamiento de datos personales, esta prerrogativa no se exime a las diversas áreas de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA de la obligación del cumplimiento de la ley, por lo que cada una de las dependencias se encuentra obligada a tomar las medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales de acuerdo con el tipo recolectado y esta información no podrá ser usada para una finalidad diferente a la originalmente estipulada, so pena de la aplicación de sanciones

10.5. Tratamiento de datos personales con beneficiarios

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA informará a sus beneficiarios de sus diversos programas dirigidos hacia los diferentes grupos de interés, de las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre en cumplimiento de la relación que se derive de estos programas y será responsabilidad de cada una de los diferentes departamentos y direcciones determinar si es pertinente o no, solicitar la correspondiente autorizaci6n para la aplicación del Tratamiento a dicha información.

Las finalidades de la entrega de los Datos Personales suministrados por los beneficiarios, son en general para facilitarles el disfrutar de los servicios, los beneficios y prerrogativas de los diversos programas que CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA tiene y en particular para:

Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la informaci6n suministrada por los beneficiarios para su fácil identificaci6n.

Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los

beneficiarios.

  1. PROHIBICIONES

La Ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Esta prohibición NO REGIRÁ cuando se trate de: Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

La Política de Tratamiento de datos personales de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, prohíbe el uso o transferencia de datos para fines diferentes a la administración del recurso humano de la Compañía.

Se prohíbe el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

 

XII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Estará prohibida la transferencia de datos personales de cualquier tipo incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de 2008 a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. La prohibición no será aplicable cuando los datos se traten de:

  1. a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  2. b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
  3. c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
  4. d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  5. e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
  6. f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

La Superintendencia de Industria y Comercio será la competente para pronunciarse en los casos no contemplados como excepción a la transferencia internacional de datos, esto a través de la Declaración de Conformidad.

 

 

XIII. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

Las Bases de Datos de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio del objeto social.

XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD

14.1 Control de acceso

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida cuentan con controles de acceso que sólo permiten el ingreso a los colaboradores autorizados, garantizando la trazabilidad sobre los ingresos y salidas que se realizan en dichos espacios.

14.2 Videovigilancia

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, cuenta en sus instalaciones con cámaras de video vigilancia, en todos los casos se informará a los Titulares de datos personales que se encuentran en una zona de video vigilancia y se obtendrá su autorización para el Tratamiento de los mismos; ante cambios de la finalidad del tratamiento de la información, aquí establecida, se obtendrá una nueva autorización por parte del

Titular. Cuando se realice grabación de audio se adelantará el mismo procedimiento.

El proceso de video vigilancia se adelantará a través de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA.

Señales o avisos distintivos

En las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso, se cuenta con un aviso visible,legible y que contiene:

  • Información del responsable del tratamiento y sus datos de contacto
  • Indicar tratamiento que se dará a los datos y finalidad
  • Señalar los derechos de los titulares de los datos
  • Señalar dónde se encuentra la Política de tratamiento de Información

Se busca con esta política proteger la información estratégica de la empresa y normar sus niveles de acceso y confidencialidad.

14.3 Política de seguridad de la información

Exposición de la política

  1. El tratamiento de la información y documentación estratégica y confidencial deben contar con todos los aspectos de seguridad, para que el manejo de la misma se realice de forma segura, con el fin de que nuestros competidores y otras personas ajenas no tengan acceso a nuestras actividades de negocios.
  2. Los dueños de la información nominados por autoridad competente deben ser empleados que estén completamente familiarizados con el segmento de información que les corresponde, así como con todos los procesos que interactúan con esta información.
  3. Los dueños de la información serán los responsables de verificar que existan procedimientos y procesos de Seguridad para asegurar el manejo y la integridad de la información que reside en medios magnéticos o en documentos.
  4. El uso de los recursos lógicos de CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, deben ser destinados exclusivamente para fines empresariales.
  5. Toda información crítica que viaje a través de un ambiente público, debe ser previamente encriptada.
  6. Los permisos de acceso a todos los sistemas de la empresa sean estos de las plataformas informáticas, de telecomunicaciones, financieras, antifraude, y cualquier otra plataforma que existiere, tendrán un tiempo de expiración de máximo 1 año.
  7. Todos los administradores de plataformas de datos electrónicos, así como los operadores de cuentas y recursos deben regirse a los estándares de instalación, Gerencia y operación segura de equipos.
  8. Se debe aplicar estándares y buenas prácticas sobre manejo de un modelo seguro de datos.
  9. Toda alta o baja del archivo maestro de personal debe ser oportuna y adecuadamente informado para una correcta Gerencia de claves de acceso.
  10. La entrega y/o acceso a la información de la empresa, así como el acceso a su infraestructura tecnológica por parte de terceros, se realizará con base en la suscripción de convenios de confidencialidad o a la existencia de este tipo de cláusulas en los contratos u órdenes de trabajo respectivos.
  11. Todos los empleados que manejen información sensible de la empresa, deberán firmar un acuerdo de confidencialidad.
  12. Todos los contratos para los nuevos empleados deben incluir una cláusula de confidencialidad.
  13. Respecto al manejo de documentos, la empresa dispone que toda la información deberá estar clasificada por niveles de seguridad acorde al contenido siguiendo la codificación establecida por la empresa mediante el Sistema de Gestión.
  14. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

El incumplimiento a las disposiciones establecidas en la presente Política de Tratamiento de datos y a los procedimientos referenciados acarreara las correspondientes sanciones de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo sin perjuicio de la acción penal a que haya lugar.

XVI. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Por regla general, cualquier tratamiento de datos personales debe estar precedido por la autorización del titular para tratar sus datos, salvo que exista una excepción legal que releve este requisito.  Estas excepciones están reguladas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, y dentro de ellas se destaca el literal a) del, que establece que la autorización no será necesaria para la “Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;”. Por lo tanto, cuando una persona requiera de información privada para incorporarla en un proceso judicial o administrativo, deberá pedirle al Juez o la Autoridad administrativa competente que ordene el decreto de esta prueba. La orden de esta Autoridad será de obligatorio cumplimiento, hará que la autorización del titular de la información no sea necesaria, y permitirá que esta información sea incluida en el proceso correspondiente.

XVII. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA

Según el artículo 2° de la Ley de Hábeas Data (Ley 1581 del 2012), esta solo se aplica al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o en caso de que el responsable establecido en el exterior se rija por la legislación interna, en virtud de tratados internacionales.

La información registrada en redes sociales no encaja en el ámbito de aplicación de esa normativa, pues su recolección, uso, circulación, almacenamiento o supresión no se realiza en el territorio nacional, teniendo en cuenta que ellas no tienen domicilio en Colombia.

XVIII. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación, con vigencia indefinida, se divulgará a través de pagina web www.convivamosltda.com y Plataforma de Información SIGS.

CONVIVAMOS SEGURIDAD PRIVADA LTDA, revisará la política de tratamiento de datos personales una vez al año o en el momento que existan modificaciones de Ley. Para lo anterior garantiza que los canales de comunicación se encuentran debidamente actualizados.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de correo electrónico, WhatsApp y medios disponibles.

 

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